eArhiva Sve što treba da znate

Uredba o eArhivi je stupila na snagu 1 januara 2024. Godine. Subjekti koji kreiraju ili posjeduju dokumentaciju u elektronskom obliku obvezni su osigurati njezinu dugoročnu očuvanost u skladu s propisanim tehničkim standardima. 

Proces pripreme dokumenta za eArhivu

Pre arhiviranja, svaki dokument mora biti pretvoren u format pogodan za dugotrajno čuvanje, a zatim zaštićen kvalifikovanim elektronskim potpisom. Stvaraoci i imaoci dokumentarnog materijala su pravni ili fizička lica koja kreiraju ili posjeduju dokumente. Stvaraoci su subjekti koji direktno proizvode dokumentarni materijal. Imaoci su subjekti koji preuzimaju odgovornost za čuvanje i upravljanje dokumentarnim materijalom, čak i ako ga nisu direktno stvorili.

Stvaralac i imalac donosi listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja i dostavlja je u elektronskom obliku nadležnom javnom arhivu u eArhiv putem Portala eUprava, u skladu sa propisima kojima se uređuje elektronska uprava osim ako je posebnim zakonom drugačije propisano.

Tehnički zahtevi za eArhivu

Stvaralac i imalac dokumentarnog materijala koji se trajno čuva dužan je da:

1) donese interna pravila po kojima će postupati u pripremi dokumentarnog materijala za pouzdano elektronsko čuvanje;
2) primeni mere zaštite softverskog rešenja iz člana 3. ove uredbe;
3) pripremi dokumentarni materijal za elektronsko arhiviranje u skladu sa propisom kojim se uređuje pouzdano elektronsko čuvanje i formati dokumenta koji su pogodni za dugotrajno čuvanje;
4) klasifikuje dokumentarni materijal u skladu sa listom kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala i odredi rok čuvanja;
5) evidentira sledeće podatke o stvaraocu u softverskom rešenju iz člana 3. ove uredbe:

(1) matični broj, odnosno jedinstveni matični broj građana;
(2) naziv;
(3) sedište, odnosno prebivalište;
(4) organizaciona jedinica;
(5) ovlašćeno lice;

6) odredi metapodatke o dokumentarnom materijalu u koje spadaju:

(1) jedinstvena oznaka dokumenta;
(2) broj predmeta;
(3) vrsta dokumenta;
(4) opis;
(5) izvorni oblik, i to: papirni, odnosno elektronski;
(6) format u kome se dokument čuva;
(7) datum nastanka, odnosno potpisivanja i/ili pečatiranja;
(8) broj kvalifikovanog elektronskog sertifikata;
(9) rok čuvanja;
(10) datum arhiviranja;
(11) datum pridruživanja kvalifikovanog vremenskog žiga (datum potvrđivanja integriteta);
(12) rok za obnovu integriteta dokumenta;
(13) status predmeta, i to: formiran, u obradi, prekinut, obustavljen, odbačen, rešen i arhiviran;
(14) status dokumenta, i to: potpisan odnosno pečatiran, potpisan i pečatiran, nadograđen/obnovljen, uništen, predat javnom arhivu;
(15) napomena;

7) potvrdi vernost izvornom dokumentarnom materijalu i tačnost meta podataka kvalifikovanim elektronskim potpisom, odnosno pečatom;
8) vodi evidenciju o preduzetim radnjama u postupku pripreme za elektronsko čuvanje i elektronsko arhiviranje;
9) čuva dokumentarni materijal u formatima pogodnim za dugotrajno čuvanje;
10) vodi arhivsku knjigu u elektronskom obliku;
11) prilikom otpočinjanja pouzdanog elektronskog čuvanja i periodično pridružuje kvalifikovani vremenski žig, odnosno vrši nadogradnju kvalifikovanog elektronskog potpisa, odnosno pečata na arhiviranom dokumentarnom materijalu u elektronskom obliku do predaje nadležnom arhivu u skladu sa propisom kojim se uređuje pouzdano elektronsko čuvanje i formati dokumenata koji su pogodni za dugotrajno čuvanje.

Softverska rešenja za eArhivu

Da biste uspješno implementirali elektronsko arhiviranje, potrebno je proceniti koje dokumente treba čuvati i koliko dugo, odabrati odgovarajući softver koji zadovoljava zakonske zahteve, obučiti zaposlene za korištenje novog sistema te redovno ažurirati softver i hardver kako bi se osigurala sigurnost i funkcionalnost sistema.

Odabir adekvatnog softverskog rešenja je ključan za uspješno elektronsko arhiviranje. Softver treba biti ne samo funkcionalan, već i prilagodljiv specifičnim potrebama organizacije. Prilikom odabira treba obratiti pažnju na niz faktora kao što su: mogućnost integracije s postojećim sistemima, nivo sigurnosti podataka, podrška za različite formate dokumenata, jednostavnost korištenja i skalabilnost. Dobro odabrani softver omogućit će efikasno upravljanje dokumentima, brzo pretraživanje i jednostavan pristup informacijama, što će povećati produktivnost i smanjiti troškove poslovanja.

Napomena: Ovaj blog post je informativnog karaktera i ne predstavlja pravni savet. Za detaljnije informacije o elektronskom arhiviranju, preporučujemo da nam se obartite email ili kroz formu: