Kako Funkcioniše DMS Sistem

U današnjem poslovnom svetu, kompanije se suočavaju sa sve većom količinom dokumenata u različitim formatima – od tradicionalnih papirnih do elektronskih kao što su PDF, XML (posebno sa uvođenjem Sistema Elektronskih Faktura - SEF), i mejlova sa prilozima. Upravljanje ovim dokumentima, njihova obrada, arhiviranje i usklađivanje sa zakonskim propisima predstavlja značajan izazov. Upravo tu nastupa Document Management System (DMS).

DMS predstavlja rešenje dizajnirano da poslovnim organizacijama u Srbiji omogući kompletan sistem za prijem, obradu i arhiviranje svih vrsta poslovnih dokumenata, koji se lako integriše sa već postojećim sistemima koje firma koristi. Hajde da detaljnije pogledamo kako ovaj sistem funkcioniše.

1. Centralizovani Prijem Dokumenata (Modul ePisarnice):

Sve počinje sa prijemom dokumenta, bez obzira na njegov oblik:

• Elektronski dokumenti (XML sa SEF-a): DMS ima direktnu API integraciju sa SEF sistemom Vlade Srbije. Ovo omogućava besplatnu i automatsku razmenu e-faktura direktno u sistem, bez potrebe za angažovanjem skupih Informacionih posrednika.
• PDF i drugi elektronski formati: Sistem može automatski pratiti namenske e-mail naloge, preuzimati dokumente (parsirajući telo mejla i priloge) ili primati dokumente poslate preko različitih e-servisa.
• Papirni dokumenti: Kroz modul ePisarnice, papirni dokumenti se lako skeniraju i digitalizuju. Sistem se može povezati i integrisati sa brzim, profesionalnim skenerima, omogućavajući efikasnu digitalizaciju velikog obima papirne dokumentacije, nakon čega se dokumenti zavode u sistem na isti način kao i elektronski.

2. Zavođenje i Klasifikacija (Modul eDelovodnika):

Jednom kada dokument uđe u sistem, on se zavodi:

• Dodeljuje mu se jedinstveni delovodni broj (npr. prema Listi kategorija: KK/TT/XXXXXX).
• Klasifikuje se prema vrsti, pošiljaocu, primaocu, datumu itd.
• Sistem omogućava fleksibilno, automatsko ili ručno zavođenje.

3. Obrada Dokumenata i Tokovi Rada (Workflow):

Ovo je srce sistema gde se odvija stvarna obrada, uz ključnu mogućnost povezivanja sa drugim softverima:

• eFakturisanje: Sistem objedinjuje obradu svih finansijskih dokumenata (XML, PDF, papir). Za ulazne fakture, definiše se prilagođeni Red obrade (workflow) koji može uključivati korake kao što su:
  • Provera validnosti.
  • Delegiranje odgovornom sektoru/osobi na odobrenje.
  • Finansijsko odobrenje.
  • Slanje na plaćanje ili knjiženje.

• Integracija sa ERP/Knjigovodstvenim programima: Jedna od najvećih prednosti DMS-a je njegova sposobnost da se integriše sa postojećim ERP sistemima ili knjigovodstvenim softverom koje kompanija već koristi. Ova integracija omogućava dvosmernu razmenu podataka. Sistem može automatski preuzimati podatke za kreiranje izlaznih faktura iz vašeg ERP-a i, što je još važnije, automatski upisivati podatke iz primljenih e-faktura (nakon odobrenja) u Knjigu Ulaznih Faktura i Nalog za knjiženje unutar vašeg knjigovodstvenog programa. Time se eliminiše duplo unošenje podataka i značajno smanjuje mogućnost greške.
• Drugi poslovni procesi (Modul eAdministracije): Sistem je modularan i može se proširiti za digitalizaciju i upravljanje drugim procesima kao što su Nabavka, Prodaja, Pravni i Kadrovski poslovi.
• Statusi i Praćenje: Svaki dokument ima jasno definisan status u procesu obrade (Primljen, Na proveri, Na odobrenju, Odobren, Odbijen, Arhiviran, Poslat, itd.). Ovlašćeni korisnici mogu u svakom trenutku videti gde se dokument nalazi i ko je sledeći na potezu, uz kompletnu istoriju postupanja.

4. Slanje Dokumenata:

Za izlazne dokumente, sistem automatizuje slanje:

• Preko SEF-a: Direktno slanje XML faktura (podaci se mogu povući iz ERP-a).
• Putem e-maila: Automatsko slanje PDF-a ili drugih formata.
• Putem PTT/Brze pošte: Generisanje pošiljki i praćenje statusa preko integrisanog modula ePisarnice.
• Sistem može automatski odabrati način slanja partneru na osnovu prethodno definisanih preferenci.

5. Arhiviranje (Modul eArhiva):

Svi dokumenti, nakon završetka obrade, objedinjeno se arhiviraju u jedinstvenu, zakonski usaglašenu eArhivu:

• Arhiva je u vlasništvu i pod potpunom kontrolom Korisnika.
• Obezbeđuje sigurno čuvanje u skladu sa Zakonom o računovodstvu i Zakonom o arhivskoj građi.
• Omogućava laku pretragu i pristup arhiviranim dokumentima ovlašćenim licima.
• Povezuje sve formate (XML, PDF, skenirani dokument, priloge) vezane za isti poslovni događaj.

Ključne Tehničke i Poslovne Prednosti:

• Baziran na Alfresco OpenSource platformi: Robusno i provereno rešenje.
• Prilagođen srpskom tržištu: Uključujući potpunu podršku za SEF.
• Integracija sa postojećim sistemima: Lako povezivanje sa ERP, knjigovodstvenim softverom i skenerima.
• BEZ LICENCI: Nema korisničkih, vremenskih ili aplikativnih licenci, što značajno smanjuje ukupne troškove vlasništva (TCO).
• Fleksibilnost i Prilagodljivost: Dizajn i funkcionalnosti se prilagođavaju specifičnim potrebama korisnika.
• Transparentno Održavanje i Nadogradnja: Troškovi se baziraju isključivo na stvarnom angažovanju stručnjaka, bez skrivenih troškova.

DMS sistem kompanije nije samo softver za upravljanje dokumentima; to je integrisana platforma koja automatizuje, pojednostavljuje i obezbeđuje čitav životni ciklus dokumenata unutar vaše organizacije, radeći u sinergiji sa vašim postojećim poslovnim sistemima. Od direktne, besplatne integracije sa SEF-om, preko fleksibilnih tokova rada i dvosmerne veze sa ERP i knjigovodstvenim sistemima, do efikasne digitalizacije papira pomoću brzih skenera i sigurne, usaglašene eArhive pod vašom kontrolom – DMS vam omogućava da povratite kontrolu nad svojim dokumentima, povećate efikasnost i smanjite troškove.